Как составляется и оформляется сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для пересылки документов, не имеющих адресной части.

Сопроводительное письмо: образец

Назначение сопроводительного письма – сугубо утилитарное. Именно сопроводительное письмо дает возможность зафиксировать факт отправки документов, составляющих приложение к сопроводительному письму, и зафиксировать факт получения этих документов адресатом. В делопроизводстве это осуществляется посредством регистрации документов. Отправляемые документы и другие материалы, как правило, не имеют адресной части, то есть на них невозможно обозначить наименование и почтовый адрес корреспондента, проставить дату и регистрационный номер. Зафиксировать эти сведения мы можем только используя бланк письма, имеющий эти реквизиты. Именно поэтому в управленческой деятельности и появились сопроводительные письма. Название этой разновидности писем само по себе раскрывает их назначение – сопровождать документы.

Комплект шаблонов для работы с документами «ДСП» >>

Не существует какой-либо определенной, законченной формы сопроводительного письма, если иметь в виду не состав реквизитов и их оформление, а, собственно, текст. Причина этого в большом разнообразии управленческих ситуаций, дающих повод для составления сопроводительных писем.

Безусловно, основное содержание сопроводительного письма – это информирование корреспондента о высылке ему определенных документов, но текст письма может включать и дополнительные сведения. Например, это может быть информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму; сведения о конфиденциальности передаваемых документов; просьба осуществить какие-либо действия; ссылка на нормативные или иные документы, в соответствии с которыми осуществляются определенные действия и высылается сопроводительное письмо и др.

Пушкинская карта: примеры сопроводительных писем участников проекта

Структура текста сопроводительного письма

Большая часть сопроводительных писем – это письма, имеющие несложную структуру текста.

Такого рода сопроводительные письма обычно начинаются словами: "Представляем Вам…", "Направляем Вам …", "Высылаем Вам …".

Если содержание сопроводительного письма нуждается в обосновании, текст лучше начинать именно с обоснования. В этом случае письмо может начинаться следующими фразами:

Пример

В соответствии с распоряжением правительства Москвы от … № … "О …"

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам …

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам …

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам … и др.

Например:

Направляет в Совет университета заключение по кандидатуре соискателя ученого звания профессора Сарапула М.И. по специальности "Менеджмент".

Приложение:

1. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.

2. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.

3. Справка о научно-педагогическом и научном стаже на 2 л. в 1 экз.

4. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.

Сопроводительное письмо, кроме информации о высылке документов, может содержать просьбу или просьбы. В этом случае, как правило, сначала дается сопроводительная часть, затем излагается просьба. Например:

Пример

Направляем Вам на заключение проект методических рекомендаций "Унификация текстов управленческих документов".

Замечания и предложения по проекту просим направить в наш адрес до 28 сентября 2013 г.

Приложение: на 38 л. в 1 экз.

Сопроводительное письмо может содержать информацию, поясняющую содержание сопроводительной части письма. В этом случае также сначала адресат информируется о высылке ему документов, а затем даются пояснения или разъяснения относительно этих документов, например:

Пример

Высылаем Вам Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, осуществляемого Пензенским институтом экономического развития и антикризисного управления.

Занятия планируется проводить в период с 25 января по 25 февраля 2013 г.

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Оформление сопроводительного письма

Сопроводительные письма оформляются на бланках писем и в целом так же, как и другие разновидности писем.

Особым реквизитом сопроводительного письма, не применяемым в других разновидностях писем, является отметка о наличии приложения. Необходимость этого реквизита обусловлена особенностями делопроизводственной обработки документов.

Отметка о наличии приложений позволяет проверить целостность и комплектность поступившего в организацию документа при его регистрации. Отметка о приложении всегда оформляется под текстом. ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" предусматривает несколько вариантов оформления этого реквизита:

если приложение одно и оно названо в тексте, в отметке о приложении указывают количество листов и количество экземпляров документа:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.;

если приложение одно и оно не названо в тексте, или если приложений несколько (даже если одно из них – основное – названо в тексте), в отметке о приложении нужно перечислить, пронумеровав арабскими цифрами, названия всех документов с указанием количества листов и экземпляров каждого:

Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.

2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

если приложение имеет приложения, отметка выглядит так:

Приложение: Договор аренды и приложения к нему, всего на 15 л.

если приложение сброшюровано, указывают только количество экземпляров:

Приложение: в 1 экз.

если письмо высылают в несколько адресов, а приложение только основному адресату, отметку о приложении оформляют таким образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Не допускается оформлять отметку о наличии приложения следующим образом:

Приложение: упомянутое на 1 л. в 1 экз.

или:

Приложение: по тексту на 2 л.

Очевидно, что речь идет о ситуациях, когда приложение названо в тексте, следовательно, в отметке о приложении нужно просто указать количество листов и экземпляров документа-приложения.

Не следует в отметке о приложении слова "листов", "экземпляров" писать полностью – эти слова записываются в виде графических сокращений: л., экз.

Как и при оформлении других разновидностей писем, в сопроводительных письмах присутствует реквизит "Отметка об исполнителе". Сопроводительные письма – это, как правило, письма небольшого объема (большинство примеров, приведенных в тексте, по четыре-пять строк), поэтому в чаще всего заголовок к тексту не составляется. Если текст сопроводительного письма больше четырех-пяти строк, заголовок к тексту необходим.